Política Para el Tratamiento y Protección de Datos Personales y Aviso de Privacidad

OBJETIVO:

Con la entrada en vigencia de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, cuyo objeto es desarrollar el principio constitucional que tienen todas las personas a: conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida en bases de datos, la Compañía ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, que almacena y recolecta datos personales divulga los lineamientos para su tratamiento, con el fin de salvaguardar el derecho fundamental de la protección de Datos Personales de nuestros empleados, clientes, proveedores y partes interesadas con respecto al tratamiento de su información, con el fin de garantizar el derecho constitucional de habeas data.

 

  1. AMBITO DE APLICACIÓN:

Se crea la presente política para definir y establecer los controles y procedimientos necesarios cuando se requiera conocer, actualizar, rectificar, suprimir, acceder, usar, tratar su información personal, cuando sea necesaria para la prestación del servicio, para garantizar la debida diligencia en conocimiento de cliente, ofrecerle nuestros servicios, mantener una comunicación efectiva, celebrar y ejecutar contratos, para cumplir con los protocolos de seguridad de la Compañía y demás finalidades que se describan en la autorización específica y expresa suscrita y entregada por el titular a la Compañía, dependiendo de su vínculo con ALBATEQ S.A.

 

La política de tratamiento de la Información de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17, literal k), y 18, literal, f), de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales” (en adelante LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1074 de 2015, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

 

  1. DEFINICIONES ESTABLECIDAS EN EL ARTÍCULO 3 DE LA LEPD Y EL DECRETO 1074 DE 2015:
  • Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
  • Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
  • Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.        
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.       
  • Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.   
  • Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.         
  • Encargado del tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.    
  • Responsable del tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.         
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  • Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Usuario: Persona natural o jurídica, que en función de su actividad, servicio o labor que le presta a Albateq S.A. conoce y/o trata datos personales y debe cumplir con todas las políticas y medidas de seguridad de la información de la Compañía.

 

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Acorde a lo establecido el artículo 9 de la Ley 1581 del 2012, Articulo 2.2.2.25.2.2. del Decreto Reglamentario 1074 de 2015, para el correcto tratamiento de los datos personales, debemos de obtener de parte del titular de la información la autorización previa, expresa e informada, es por ello que se requiere su aceptación y firma de la autorización expresa.

 

Con la suscripción expresa de la autorización de Tratamiento de Datos personales firmada por el titular y según lo dispuesto por la presente Política y la Ley, cuando el titular de la información, entregue, suministre, comparta, trasfiera, información relativa a sus datos personales, se entenderá que acepta las finalidades del tratamiento de sus datos,  por parte de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A,  bajo las condiciones y términos recopilados, en la autorización de tratamiento de datos personales.

 

No será necesaria la autorización para el tiramiento de datos personales de parte del      Titular, cuando se trate de los siguientes datos:

 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.   
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.       
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.         

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

 

El responsable del tratamiento de las bases de datos, objeto de esta política es ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A identificada con el NT 800.149.149-1, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

 

 

ALBATEQ S.A, ha designado al Oficial de Protección de Datos Personales, quien es el responsable de tramitar las quejas, reclamos, solicitudes, peticiones, consultas y PQRS, presentadas por los Titulares, las cuales puede presentar por los diferentes medios de comunicación, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares conforme a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.4. del Decreto 1074 de 2015.

 

ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A ha elaborado la presente Política para el Tratamiento de datos personales, que se complemente con el Manual, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los empleados de la Compañía y para todas las personas naturales o jurídicas que entreguen sus datos personales o hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Compañía.

 

Con el fin de proporcionar los lineamientos generales, la Compañía de igual forma ha desarrollado un Manual que compila las Políticas de seguridad de la información, los procedimientos, controles y directrices para la protección y tratamiento de datos personales, el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales, el cual se puede consultar en las instalaciones de la Compañía.

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES:

 

ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia. En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia.

 

De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.

 

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, por ello se informa a todos los titulares, que sus datos de carácter personal serán tratados atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, con las siguientes finalidades:

 

  1. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de la Compañía ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como para la formulación de políticas y propuestas de productos.
  2. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
  3. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
  4. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
  5. Seguimiento del cumplimiento del vínculo contractual, comercial o de servicio que corresponda con el titular.
  6. Comunicar a todos los clientes o proveedores información sobre las líneas de productos fabricados por la Compañía.
  7. Para atender, remitir, controlar tramites, peticiones, quejas, reclamos por los servicios prestados, procedimientos internos.
  8. Para Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
  9. Para gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
  10. Las demás finalidades específicas que se determinarán en un documento anexo que formará parte del contrato, o servicio que genere un vínculo con la Compañía.
  11. Permitir la realización estudios internos de seguridad, de hábitos y comportamientos, para programas de bienestar corporativo y de seguridad que por disposición legal la compañía deba realizar, entre ellos, pero sin limitarse: SAGRILAFT, PTEE, PIGDP, SG-SST y demás sistemas legales de control para prevenir cualquier actividad ilícita.
  12. Para que haga el tratamiento de toda mi información sensible, a través de la toma de registros fotográficos y/o fílmicos, cuando ello sea necesario en el desarrollo de nuestro objeto social, o cuando ingrese a nuestras instalaciones.

 

 

 

  1. MEDIDAS GENERALES DE SEGURIDAD:

Todas las personas que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad relacionada con los datos personales y sistemas de información de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A deben actuar de conformidad a las funciones y obligaciones recogidas en el presente apartado.

Las funciones y obligaciones del personal de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A se definen, con carácter general, según el tipo de actividad que desarrollan dentro de la Compañía y por el contenido de este Manual.

La lista de usuarios y perfiles con acceso a los recursos protegidos están recogidos en el Manual Interno de Seguridad de Información y Manual de políticas y procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.

Como regla general, todo colaborador o empleado de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A conozca o trate documentos o soportes que contiene datos personales, tiene el deber de custodiarlos, así como de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan tener acceso a ellos.

El incumplimiento de las obligaciones y medidas de seguridad establecidas en esta Política, procedimientos y Manuales por parte del personal al servicio de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, es sancionable de acuerdo a la normativa aplicable a la relación jurídica existente entre el usuario y la Compañía.

Las funciones y obligaciones de los usuarios de las bases de datos personales, bajo responsabilidad de la Compañía, son las siguientes:

  • Deber de secreto:Aplica a todas las personas que, en el desarrollo de su profesión o trabajo, acceden a bases de datos personales y vincula tanto a usuarios como a prestadores de servicios contratados; en cumplimiento de este deber, los usuarios de la Compañía no pueden comunicar o revelar a terceras personas, datos que manejen o de los que tengan conocimiento, en el desempeño o cargo de sus funciones, y deben velar por la confidencialidad e integridad de los mismos.
  • Funciones de control y autorizaciones delegadas:El responsable del tratamiento puede delegar el tratamiento mediante un contrato de encargo.
  • Obligaciones relacionadas con las medidas de seguridad implantadas:
  • Acceder a las bases de datos solamente con la debida autorización y cuando sea necesario para el ejercicio de sus funciones.
  • No revelar información a terceras personas ni a usuarios no autorizados.
  • Observar las normas de seguridad y trabajar para mejorarlas.
  • No realizar acciones que supongan un peligro para la seguridad de la información.
  • No sacar información de las instalaciones de la organización sin la debida autorización.
  • Uso de recursos y materiales de trabajo:Debe estar orientado al ejercicio de las funciones asignadas. No se autoriza el uso de estos recursos y materiales para fines personales o ajenos a las tareas correspondientes al puesto de trabajo. Cuando, por motivos justificados de trabajo, sea necesaria la salida de dispositivos periféricos o extraíbles, deberá comunicarse al responsable de seguridad correspondiente que podrá autorizarla y, en su caso, registrarla.
  • Uso de impresoras, escáneres y otros dispositivos de copia:Cuando se utilicen este tipo de dispositivos debe procederse a la recogida inmediata de las copias, evitando dejar éstas en las bandejas de los mismos.
  • Obligación de notificar incidencias:Los usuarios tienen la obligación de notificar las incidencias de las que tenga conocimiento, al responsable de seguridad que corresponda, quien se encargará de su gestión y resolución. Algunos ejemplos de incidencias son: la caída del sistema de seguridad informática que permita el acceso a datos personales, y a datos financieros u otros a personas no autorizadas, sustración de manuales, instructivos, información e instrumentos de propiedad intelectual y material de ALBATEQ, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, la modificación de datos por personal no autorizado, Malware; virus informático que infecta o roba datos, Phishing; ataque con engaño a un empleado para que revele información, Ransomware; secuestro de información para pedir rescate,  perdida de dispositivos, filtración de datos, error humano que cause la pérdida o divulgación de datos personales sensibles, personales o financieros de tipo confidencial, etc.
  • Responsabilidad sobre los terminales de trabajo y portátiles: Cada usuario es responsable de su propio terminal de trabajo; cuando esté ausente de su puesto, debe bloquear dicho terminal (ej. protector de pantalla con contraseña) para impedir la visualización o el acceso a la información que contiene; y tiene el deber de apagar el terminal al finalizar la jornada laboral. Asimismo, los ordenadores portátiles han de estar controlados en todo momento para evitar su pérdida o sustracción.
  • Uso limitado de Internet y correo electrónico: El envío de información por vía electrónica y el uso de Internet por parte del personal, está limitado al desempeño de sus actividades en la Compañía.
  • Salvaguarda y protección de contraseñas:Las contraseñas proporcionadas a los usuarios son personales e intransferibles, por lo que se prohíbe su divulgación o comunicación a personas no autorizadas. Cuando el usuario accede por primera vez con la contraseña asignada es necesario que la cambie. Cuando sea necesario restaurar la contraseña, el usuario debe solicitar el cambio de la contraseña al administrador del sistema.
  • Copias de respaldo y recuperación de datos:Debe realizarse copia de seguridad de toda la información de bases de datos personales de la Compañía, de acuerdo a las definiciones establecidas por TIC, en el manual de seguridad de la información.
  • Deber de archivo y gestión de documentos y soportes:Los documentos y soportes deben de ser debidamente archivados con las medidas de seguridad, recopiladas en el Manual y políticas Interno de Seguridad de la información.

Cada área de la Compañía, debe garantizar el cumplimento de los controles y medidas para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso copia, transmisión, transferencia no autorizada, hurto o fuga de los datos personales facilitados, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos y los riesgos a los que están expuestos, así mismo, deberán garantizar el cumplimiento de todos los procedimientos de seguridad de la información definidos por la Compañía y buenas prácticas de reciclaje de documentos físicos asegurando que no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reutilizar o hacer uso de papel que en una de sus caras ya contenga hojas de vida, ni ninguno de los documentos soportes de la hoja de vida, ni títulos académicos, ni referencias personales ni laborales, ni certificaciones bancarias o académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos, ni formularios de conocimiento de cliente, ni copia de documentos de identidad, ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.

 

Todas las solicitudes que presente el Titular para ejercer sus derechos para la protección de sus datos personales, deberán ser dirigidas y atendidas exclusivamente por el Oficial para la Protección de Datos Personales de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.

 

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y /o virtual para la vinculación a cualquier servicio o beneficio de la Compañía.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES:

 

Es nuestro deber informar a nuestros aliados los derechos y los deberes que tienen como Titulares de la información definidos por ley, los cuales se detallan con mayor precisión en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, sin embargo, se citan a continuación de manera general:

  • Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la COMPAÑÍA. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el tratamiento.
  • Ser informado por ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante el oficial de tratamiento de datos personales de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, sugerencias, peticiones, quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en el tratamiento de sus datos personales, y/o por infracciones a sus derechos que por Ley que los cobija.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A haya determinado que en el Tratamiento la Compañía o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

  1. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS DE LA COMPAÑÍA:

 

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados de la Compañía, y encargados del tratamiento de datos personales, entiéndase como encargado a toda Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Por esto se entenderán como sus obligaciones las siguientes:

 

  • Limitar la recolección de datos a aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente.
  • No utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
  • Solicitar autorización del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizados y pueden tener acceso a ella.
  • Conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definida en el Registro Nacional de Bases de datos y definida en las políticas y manuales de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.
  • Comunicar oportunamente a los titulares de los datos personales cualquier cambio sustancial en la Política de tratamiento y protección de datos personales.
  • Aplicar los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, temporalidad, necesidad, seguridad y confidencialidad definidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política y la Ley.
  • Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Compañía o la autoridad correspondiente.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.

 

Queda totalmente prohibida la reproducción total o parcial de los contenidos de las bases de datos, ficheros, archivos, documentos que contengan Datos Personales, a menos que sea autorizado por el titular de la información. La utilización no autorizada de estos contenidos dará lugar a las responsabilidades legalmente establecidas. ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A no será responsable de las infracciones realizadas por el Titular del Dato que afecten a terceros.

 

Tanto las bases de datos como los documentos que contengan Datos Personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y autorización firmada por el Titular, y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

 

  1. ATENCIÓN INCIDENTES DE SEGURIDAD:

 

En caso de un incidente con sus datos personales, es decir, cualquier anomalía, novedad, que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas, el usuario titular de la información debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos de la Compañía. que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado, siguiendo el procedimiento definido en el Manual.

 

Es responsabilidad de cada Empleado, contratista, Proveedor, cliente, consultor o tercero, reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal de la Compañía.

 

  1. ATENCIÓN DE PQRS (PETICION, QUEJA, RECLAMOS, SOLICITUDES):

 

Para validar sus derechos, presentar una petición, queja, reclamo, consulta como titular de la información y/o representante, usted debe tener en cuenta la siguiente información:

 

  1. Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso otorgado a los datos, usted puede realizar la consulta o solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación al correo electrónico: protecciondatospersonales@albateq.com

La consulta debe ser realizada a través de comunicación dirigida al Oficial de Protección de Datos de la Compañía, Indicando claramente el nombre completo del titular, acreditando su calidad, la descripción de la consulta, queja, reporte, y/o petición, aportar las pruebas que posea y considere pertinentes, la dirección de notificación y el teléfono de contacto.

Las solicitudes de consulta, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

  1. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A relacionados con la protección de datos, Usted puede realizar la solicitud respetuosa por escrito, dirigiendo su comunicación dirigida a los datos de contacto de la Compañía anteriormente mencionados, con el nombre completo del titular, acreditando su calidad, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de notificación, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que pretenda hacer valer.

 

  1. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES, Y DATOS DE MENORES DE EDAD

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, por esto, ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A  restringe el tratamiento de datos personales sensibles y de los menores de edad a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, y por ello los titulares tienen la facultad de contestar o no las preguntas que versen sobre datos personales sensibles o sobre los datos de menores de edad a su cargo.

 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos, registros fílmicos y/o fotográficos.

 

  1. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

 

CONTROL ACCESO: Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida cuentan con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permite guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

 

Los menores de 18 años no podrán usar los servicios disponibles de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, a través del desarrollo de su actividad sin la previa autorización de sus padres, tutores o representantes legales, quienes serán responsables de todos los actos realizados, incluyendo el diligenciamiento y/o la complementación de los formularios con los datos personales de dichos menores y la marcación, en su caso, de las casillas que los acompañan.

 

  1. VIDEO VIGILANCIA:

 

La Compañía cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad y vigilancia física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes sólo serán conservadas por un tiempo máximo de 30 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, se conservará hasta el momento en que sea resuelto.

 

  1. ESTRATEGIAS FORTALECIMIENTO CULTURA:

 

Para el adecuado tratamiento y protección de datos personales se trabajará continuamente en la actualización jurídica, tecnológica y organizacional que se requiera para cumplir con esta política.

 

Se incluirán en los procesos de divulgación y capacitación del personal, las políticas y lineamientos de este sistema.

 

Se implementarán estas políticas de manera armónica con las Políticas de seguridad de la información, gestión de riesgos y gestión de archivo.

 

  1. SANCIONES

 

El incumplimiento y/o violación de esta Política, constituye una falta e incumplimiento grave contractual, indistintamente de la naturaleza del contrato, convenio o vinculación con la Compañía,  que podrá generar como consecuencia, además de las legales, la terminación del contrato de trabajo del empleado por justa causa por parte de la Sociedad, terminación inmediata de la contratación y/o prestación del servicio o labor, entre otras consecuencias sancionatorias pecuniarias, de responsabilidad administrativa, disciplinaria y si es del caso denuncias penales que legalmente deban originarse.

 

  1. DISPOSICIONES FINALES:

 

Informamos a todos los Titulares de Datos, de igual forma, que podrá acceder a nuestro Manual de Procedimientos para la Protección de Datos Personales y procedimientos de seguridad de la información, que forman parte integral de la presente Política, en la plataforma interna que soporta el sistema de gestión de calidad de la Compañía y en las instalaciones físicas de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A

 

La Compañía se reserva el derecho de modificar en cualquier momento de manera unilateral su política de datos personales. Cualquier cambio sustancial será publicado en las instalaciones de la Compañía mediante cualquier medio de comunicación legalmente habilitado y utilizado con nuestros clientes, proveedores, contratistas, empleados, asociados a la Compañía.

 

La Vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales estará sujeta al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento; el Titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A realice, suministre, preste o adelante las actividades propias de su actividad económica y comercial.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

Con el propósito de salvaguardar el derecho fundamental de la protección de los datos personales de todas las personas naturales y jurídicas que tengan un vínculo con ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A,  en conjunto con el derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, la empresa continuamente establece los lineamientos y medidas de seguridad para el Tratamiento de Datos Personales que conoce, almacena, recopila, consulta, transmite, transfiere, rectifica, suprime, circula en sus plataformas tecnológicas, archivos y bases de datos.

Se informa a todos los titulares, que sus datos de carácter personal sólo se pedirán si son necesarios para el desarrollo del servicio, contrato o labor que se requiera contratar con ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A, y serán utilizados para los siguientes fines: 

  • Para registrar sus datos personales y sensibles tales como estado de salud, huella, y foto al momento del ingreso a las instalaciones de la Empresa en calidad de visitante, con el fin de controlar, vigilar y monitorear ingresos y salidas para la Seguridad de todos.
  • Para tomar sus registros fílmicos a través de cámaras de video vigilancia, con el propósito de garantizar la seguridad de los colaboradores, trabajadores y demás personas que estén dentro de las instalaciones de la empresa.
  • Celebrar, ejecutar y Monitorear el cumplimiento del vínculo contractual que corresponda.
  • Asegurar el cumplimiento de los sistemas gestión del riesgo que la Compañía deba cumplir la compañía.
  • Adelantar los trámites y servicios que tiene a cargo, en ejercicio de su actividad económica.
  • Dar a conocer los servicios ofrecidos por la Compañía.
  • Para garantizar la debida diligencia en CONOCIMIENTO DE CLIENTES, PROVEEDORES Y CLIENTES-SOCIOS.
  • Mantener una comunicación efectiva con nuestras partes interesadas.
  • Para cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa.
  • Para soportar procesos de auditoría externa e interna que le realicen a la empresa las autoridades competentes o entes certificadores.
  • Y demás finalidades que se describan en la autorización específica para cada proceso, suscrita de parte del titular de manera previa, expresa e informada, dependiendo del vínculo que sostenga ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL PROCESO DE ENTREVISTAS Y SELECCIÓN DE CANDIDATOS

En el proceso de selección correspondiente, los datos personales solicitados serán los pertinentes, necesarios y adecuados, para las siguientes finalidades:

1) solicitar soportes de la hoja de vida; 2) solicitar la hoja de vida en físico; 3) enviar copia de la convocatoria al número telefónico vía WhatsApp; 4) contar con una base de datos para la participación y citación al proceso de entrevista en el proceso; 5) verificar el cumplimiento de requisitos como parte del proceso de selección; 6) citar a entrevista y aplicar pruebas; 7) evaluar las pruebas presentadas. 8) informar resultados generales del proceso de selección en sus diferentes filtros. 9) archivar los resultados de las pruebas. 10) almacenar la base de datos de manera digital, con el fin que la empresa lo pueda contactar, para invitarlo a participar en procesos de selección de personal. 11) reportar información a las autoridades o entidades del estado si es el caso.12) realizar estudios de seguridad y conocimiento del ASPIRANTE al cargo vacante, bajo los parámetros de prevención y seguridad correspondientes a la Política de gestión y prevención de riesgos de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – LAFT/FPADM-, verificar antecedentes en listas nacionales e internacionales vinculantes para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial para la prevención y gestión de los riesgos de Corrupción y Soborno transnacional COSO, 13) validar y verificar referencias y experiencia laboral y académica14) consultar y reportar en centrales de información financiera, de seguridad, bases de datos legalmente habilitadas, motivo por el cual no requerimos el suministro de datos sensibles, siendo facultativa su decisión de otorgarlos, 15) dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que se requieran en este proceso.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (EMPLEADOS)

1.Comunicar información relacionada con la compañía y enviar documentación; comprobante de pago, capacitaciones, encuestas o similares, al correo electrónico personal. 2.Ser contactado a su número telefónico personal, para atender temas relacionados con seguridad industrial, bienestar y desarrollo, y asuntos afines a sus funciones laborales, desde números corporativos de ALBATEQ SA. 3. Vincular su número telefónico corporativo a grupos de WhatsApp, creados al interior de la compañía, con el fin de comunicar información relacionada con asuntos laborales.4. Utilizar su teléfono personal para responder evaluaciones, encuestas desde Google o código QR, en los programas de capacitación e inducción y otros asuntos laborales. 5.Vincular su número telefónico personal a grupos de WhatsApp, creados al interior de la compañía, con el fin de comunicar información relacionada con asuntos laborales. 6.Transmitir, transferir o enviar por medios electrónicos información al software de nómina y software contable, y de gestión Humana, con el fin de liquidar el pago de la nómina, horas extras y aportes de seguridad social y demás asuntos relacionados. 7.Realizar estudios de seguridad, que por disposición legal la compañía debe cumplir, para prevenir los riesgos de los siguientes programas; SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva), COSO (Corrupción y Soborno), PTEE (Programa de Transparencia y Ética Empresarial), PIGDP (Programa Integral de Gestión y Protección de Datos Personales). 8.Realizar estudios sobre los hábitos y comportamientos, para los programas de bienestar corporativo que la compañía debe realizar, entre ellos; SG-SST (El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo), PESV (Plan Estratégico de Seguridad Vial) y Sistema de Gestión Integral. 9.Revisar, auditar y/o vigilar, en cualquier momento sin previo aviso, la información contenida en los equipos fijos y/o portátiles de cómputo corporativo, así como de los celulares corporativos, suministrados para el desempeño de sus funciones. 10. Cumplir con las disposiciones sobre Seguridad y Salud en el trabajo Ley 1562 de 2012 y demás normas concordantes, incluidos los procesos de levantamiento de información referente al PVE (Programas de Vigilancia Epidemiológica), aplicable a la compañía, que conllevan a la aplicación y análisis de encuestas para perfil demográfico, PVE Biomecánico, PVE Respiratorio, PVE Audiometría y Encuesta para el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). 11.Utilizar por parte del área de Seguridad y salud en el trabajo o HSEQ (Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad) y/o ARL (Administradoras de Riesgos Laborales), la información relacionada con las restricciones o recomendaciones para ejecutar mis labores, según prescripciones emitidas por profesionales en la materia (bien sea de origen común o laboral).12. Obtener y tratar información con destino a las bases de datos con información como insumo y control para la entrega y utilización de Elementos de Protección Personal (EPP). 13.Utilizar los datos relacionados a mi salud, en los términos del sistema de seguridad y salud en el Trabajo (SG-SST) como, exámenes médico-ocupacionales, de ingreso, periódicos, de egreso, post incapacidad o de aptitud específica para ocupar algún cargo. 14. Atender las Solicitudes, Consultas, Peticiones, Quejas y/o Reclamos, que he presentado y están relacionadas con mis datos personales. 15.Ser invitado, a todos los procesos de capacitaciones sobre los programas de prevención y control de actividades ilícitas, programas de riesgos laborales u ocupacionales, de seguridad vial y demás procesos de formación que la compañía determine. 16.Capturar, almacenar, compartir y tratar los registros fotográficos, fílmicos y/o de cámaras de video vigilancia, registros de huella digital y/o control biométrico, con fines de control y seguridad en cuanto a ingreso y salida de las instalaciones de la compañía, asistencia a capacitaciones, inducciones y demás eventos de la compañía, control de entrega dotaciones y elementos del almacén, y otros procesos internos donde la compañía determine que se requiere la captura de la huella digital. 17.Capturar, almacenar, compartir y tratar Registros fotográficos, fílmicos y/o cámaras de video vigilancia, para salvaguardar la seguridad física y bioseguridad del personal y para efectos de ser tomados como material probatorio en procesos disciplinarios, acciones correctivas e investigaciones en general, y verificar todo suceso ocurrido al interior de la empresa, donde se requiera consultar las cámaras de video vigilancia.18.Tomar Registros fotográficos y fílmicos, con el fin de presentar y dar la bienvenida por medio del correo corporativo, de los nuevos colaboradores que ingresan a la compañía. 19.Entregar la información de mis hijos menores de edad, y/o cónyuge o compañero (a) permanente, para participar en actividades de seguridad social, bienestar corporativo, y/o eventos organizados o patrocinados por ALBATEQ S.A. y para efectuar las afiliaciones de ley. 20.Divulgar la fecha de su cumpleaños, por medio de un correo corporativo que se envía a todo el personal de la compañía.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – CONDUCTORES

1.Generar bases de datos que permitan desarrollar y ejecutar controles para el ingreso y salida a las instalaciones de ALBATEQ S.A., incluidas plantas, sedes, bodegas a nivel nacional. 2. Realizar la programación de turnos de ingreso a cargar o descargar en las diferentes plantas o sedes de ALBATEQ. 3. Llamado a teléfonos corporativos y personales para anunciar la hora de cargue o descargue en las instalaciones o sedes de ALBATEQ. 4. Verificar mis datos e información conforme a los procedimientos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva por su sigla SAGRILAFT/FPADM de ALBATEQ S.A. 5. Monitorear, Capturar, almacenar, compartir, y tratar registros fotográficos y fílmicos de las cámaras de video vigilancia, que permiten los controles de seguridad física de las instalaciones de ALBATEQ S.A. 6. Control biométrico, huella digital para vigilar el ingreso y la salida de las instalaciones de ALBATEQ, para validar la autenticidad de los titulares y evitar suplantaciones. 7. Manejo de seguridad industrial para validar mi afiliación y cobertura de la ARL (administradora de riesgos laborales) 8. Para contactarlos y comunicarles cualquier PQRS, novedad, queja o reclamo que se derive de la operación. 9. Dar respuesta a Requerimientos de entidades públicas, privadas, judiciales o administrativos. 10 Recibir mensajes de texto a su número telefónico de un tercero especializado en este tipo de comunicaciones, por medio de token de acceso, con el fin de autorizar su ingreso a nuestras instalaciones, el mismo que usted no compartirá ni utilizará de manera fraudulenta, y para el cual ALBATEQ ha adoptado medidas para proteger la integridad del token, en el cual no se solicitará dinero, pagos, consignaciones o sus datos financieros, por lo tanto, usted deberá abstenerse a responder este tipo de solicitudes, teniendo en cuenta que por ninguna circunstancia, ALBATEQ le solicitaría dinero, pagos, consignaciones o sus datos financieros y en caso de recibir alguno de estas solicitudes, usted deberá repórtalo a nuestro correo electrónico de atención: incidentessi@albateq.com.

PROVEEDORES -CLIENTES – CLIENTES – SOCIOS

Recibir y/o realizar pagos por la relación comercial, tener acceso a los servicios y bienes ofrecidos por la Empresa, para permitir estudios de seguridad en listas nacionales e internacionales para cumplir con procedimientos del SAGRILAFT/FPADM/COSO, y tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de administradores y representantes del PROVEEDOR -CLIENTES – CLIENTES – SOCIOS, con la finalidad de verificar la idoneidad legal y competencia del Representante Legal o Socios, y con el fin de que puedan almacenarse o documentarse registros estadísticos, de control, de supervisión y de información comercial, así mismo para solicitar información sobre nuestras relaciones comerciales con otras entidades. Las consecuencias de dicha autorización, será la consulta y/o reportes de datos financieros y/o personales en las centrales de riesgo que manejan bases de datos de información financiera, comercial o de control, pudiendo conocer nuestro comportamiento presente y pasado relacionado con el cumplimiento ó incumplimiento de nuestras obligaciones con otras entidades.

Aprobada en su tercera versión, en sesión con el representante legal, la vigencia de la presente Política de Tratamiento de datos personales empieza a regir a partir del veinte (20) de marzo de 2026 y estará publicada en la Página en las instalaciones del domicilio principal de ALIMENTOS BALANCEADOS TEQUENDAMA S.A. ALBATEQ S.A.